Апостилем называют способ легализации документов и подтверждение их юридической силы для правового использования в иностранном государстве. Законом, регулирующим легализацию при помощи апостиля, стала Гаагская конвенция от 5 мая 1961 года. В Гаагской Конвенции говорится, что страны-участницы имеют право использовать на своей территории упрощенный
порядок узаконивания документации при помощи апостиля.
Форма апостиля
Апостиль может проставляться как печать или штамп. Также его виды могут быть следующими:
- цветная лента;
- рельефная или резиновая печать;
- стикер;
- клей.
Иногда апостиль могут ставить не на самом документе, а на специальной бумаге, прикрепляющейся к подлиннику. Если апостиль отличается от общепринятого образца, то могут возникнуть проблемы с законностью документа. Такие бумаги, скорее всего, будут признаны недействительными.
Содержание апостиля
Первая строка штампа – это заголовок. В нем всегда имеется надпись «APOSTILLE» с указанием на Гаагскую конвенцию 1961 года. Он никогда не меняется. Далее указывается страна, в которой выдан документ. Следующий блок содержит информацию о должностном лице, подписавшем документ, и печати или штампе соответствующего учреждения. Затем указывается место апостилирования, а именно: город, дата, наименование подразделения, поставившего штамп. В строку «Информация о должностном лице» вносится фамилия, имя и отчество сотрудника, проставившего апостиль, а также ставится его подпись. Дальше указывается порядковый номер и поставляется печать министерства, апостилировавшего документ.
Особенности заверения документации
К официальным документам, обозначенным Конвенцией как требующие апостилирования, относятся:
- документация, выданная государственными органами власти, к которой также относятся исполнительные акты и документы, составленные прокуратурой;
- административные справки и свидетельства;
- нотариально заверенные документы;
- документы об образовании и архивные справки.
На основании правил Конвенции, апостилизации не подлежат:
- консульские и дипломатические акты;
- неофициальные документы;
- поврежденная или нечитаемая документация;
- удостоверения личности;
- коммерческие или таможенные документы.
Также апостиль можно ставить на копиях документов, предварительно заверенных у нотариуса.
Особенности процедуры
Обычно апостилирование документации длится 2-3 часа. В случаях, когда документ является нестандартным, продолжительность может увеличиться до 1-2 дней. Встречаются случаи, когда документ имеет неутвержденную форму, и тогда специалисту требуется доскональное изучение подлинника с его последующим апостилированием. На это может уйти месяц.
Помимо основного документа, требующего проставления апостиля, в организацию нужно предоставить:
- паспорт;
- чек об оплате государственной пошлины;
- заявление по образцу.
Где и какие документы заверять
Апостилированием документации занимается Министерство юстиции (Государственная регистрационная служба как одно из подразделений Минюста), Министерство образования и Министерство иностранных дел Украины. Некоторые бумаги предварительно должны быть заверены нотариально. Апостиль проставляется:
- в Министерстве юстиции – на свидетельствах о рождении, браке и т.д.;
- в Министерстве образования – на дипломах, аттестатах, справках о получении образования и т.д.;
- в Министерстве иностранных дел – на справках о несудимости, выданные МВД Украины, документах, выданных Министерством здравоохранения Украины и т.д.
Апостиль могут ставить органы прокуратуры или внутренних дел, если документы относятся непосредственно к данным ведомствам.
Чаще всего легализация документов – процедура сложная для самостоятельного изучения. Проще будет обратиться в частную организацию, которая быстро и качественно проставит апостили. Конечно, это выйдет дороже, но подарит уверенность в соблюдении всех правил и позволит сэкономить время.
