Апостилем називають спосіб легалізації документів і підтвердження їхньої чинності для правового використання в іноземній державі. Законом, який регулює легалізацію за допомогою апостилю, стала Гаазька конвенція від 5 травня 1961 року. У Гаазькій Конвенції говориться, що країни-учасниці мають право використовувати на своїй території спрощений порядок узаконювання документації за допомогою апостилю.
Форма апостилю
Апостиль може проставлятися як печатка або штамп. Також він може мати ще такі ознаки:
- кольорова стрічка;
- рельєфна або гумова печатка;
- стікер;
- клей.
Іноді апостиль можуть ставити не на самому документі, а на спеціальному папері, що прошивається разом з оригіналом. Якщо апостиль відрізняється від загальноприйнятого зразка, то можуть виникнути проблеми із законністю документа. Такі документи, швидше за все, будуть визнані недійсними.
Зміст апостилю
Перший рядок штампа – це заголовок. У ньому завжди є напис «APOSTILLE» із вказівкою на Гаазьку конвенцію 1961 року. Він ніколи не змінюється. Далі вказується країна, в якій видано документ. Наступний блок містить інформацію про посадову особу, яка підписала документ, та печатку чи штамп відповідної установи. Потім вказується місце апостилювання, а саме: місто, дата, найменування організації, яка поставила штамп. У рядок «Інформація про посадову особу» вноситься прізвище, ім'я та по батькові співробітника, що проставив апостиль, а також ставиться його підпис. Далі вказується порядковий номер і поставляється печатка міністерства, яке здійснює апостилювання.
Особливості засвідчення документації
Офіційні документи, позначені Конвенцією як такі, що потребують апостилювання:
- документація, видана державними органами влади, до якої також відносяться виконавчі акти та документи, складені прокуратурою;
- адміністративні довідки та свідоцтва;
- нотаріально засвідчені документи;
- документи про освіту і архівні довідки.
На підставі правил Конвенції, апостилюванню не підлягають:
- консульські та дипломатичні акти;
- неофіційні документи;
- пошкоджена документація або така, яку неможливо прочитати;
- посвідчення особи;
- комерційні або митні документи.
Важливо! Апостиль можна ставити на копіях документів, попередньо засвідчених у нотаріуса. У цьому разі буде засвідчуватися підпис та печатка відповідного нотаріуса Міністерством юстиції, але не зміст документа.
Особливості процедури
Звичайно апостилювання документації триває 2-3 години. У випадках, коли документ є нестандартним, тривалість може збільшитися до 1-2 днів. Зустрічаються випадки, коли документ має незатверджену форму, і тоді фахівцю необхідне доскональне вивчення оригіналу з його подальшим апостилюванням. На таку перевірку може знадобитися місяць.
Крім основного документа, що вимагає проставляння апостилю, в організацію треба надати:
- паспорт;
- чек про оплату державного мита;
- заяву за зразком.
Де і які документи засвідчувати
Апостилюванням документації займається Міністерство юстиції (Державна реєстраційна служба як один з підрозділів Мінюста), Міністерство освіти та Міністерство закордонних справ України. Деякі документи попередньо мають засвідчуватися нотаріально. Апостиль проставляється:
- у Міністерстві юстиції – на свідоцтвах про народження, шлюб тощо;
- у Міністерстві освіти – на дипломах, атестатах, довідках про одержання освіти тощо;
- у Міністерстві закордонних справ – на довідках про несудимість, виданих МВС України, документах, виданих Міністерством охорони здоров’я України тощо.
Найчастіше легалізація документів – процедура складна для самостійного вивчення. Простіше буде звернутися до приватної організації, яка швидко і якісно проставить апостилі. Звичайно, це вийде дорожче, але подарує впевненість у дотриманні всіх правил і дозволить заощадити час.
